Legislație
pagina anterioară english version
prezentare
legislatie
proceduri
formulare
stiri
informatii utile
adrese utile
informatii de contact
 
 
 

HOTĂRÂRE nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naționale de protecție a informațiilor clasificate în România

CAPITOLUL III: REGULI GENERALE PRIVIND EVIDENȚA, ÎNTOCMIREA, PĂSTRAREA, PROCESAREA, MULTIPLICAREA, MANIPULAREA, TRANSPORTUL, TRANSMITEREA ȘI DISTRUGEREA INFORMAȚIILOR CLASIFICATE

Art. 40
(1) în unitățile deținătoare de informații clasificate se organizează compartimente speciale pentru evidența, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea și distrugerea acestora în condiții de siguranță.
(2) Activitatea compartimentelor speciale prevăzute la alin. (1) este coordonată de structura/funcționarul de securitate.
Art. 41
La redactarea documentelor ce conțin informații clasificate se vor respecta următoarele reguli:
a) menționarea, în antet, a unității emitente, a numărului și datei înregistrării, a clasei sau nivelului de secretizare, a numărului de exemplare și, după caz, a destinatarului;
b) numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului și pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0) pentru documentele secrete, de două zerouri (00) pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importanță deosebită și de litera "S" pentru secrete de serviciu;
c) la sfârșitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcția, numele și prenumele conducătorului unității emitente, precum și ale celui care îl întocmește, urmate de semnăturile acestora și ștampila unității;
d) înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia;
e) pe fiecare pagină a documentelor ce conțin informații clasificate se înscriu numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.
Art. 42
(1) în situația în care documentul de bază este însoțit de anexe, la sfârșitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia și clasa sau nivelul de secretizare.
(2) Anexele se clasifică în funcție de conținutul lor și nu de cel al documentelor pe care le însoțesc.
(3) Adresa de însoțire a documentului nu va cuprinde informații detaliate referitoare la conținutul documentelor anexate.
(4) Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.
(5) Aplicarea, pe documentele anexate, a ștampilei unității emitente este obligatorie.
Art. 43
(1) Când documentele ce conțin informații clasificate se semnează de o singură persoană, datele privind rangul, funcția, numele și prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.
(2) Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcția, numele și prenumele conducătorului unității se înscriu în partea stângă, iar ale celorlalți semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor și funcțiilor.
Art. 44
Când documentele care conțin informații clasificate se emit în comun de două sau mai multe unități, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârșit se semnează de către conducătorii unităților respective, de la stânga la dreapta, aplicându-se ștampilele corespunzătoare.
Art. 45
Informațiile clasificate vor fi marcate, inscripționate și gestionate numai de către persoane care au autorizație sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare a acestora.
Art. 46
(1) Toate documentele, indiferent de formă, care conțin informații clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de secretizare.
(2) Nivelul de secretizare se marchează prin ștampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:
a) în partea dreaptă sus și jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul și pe prima pagină a documentului;
b) în partea de jos și de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;
c) sub legendă, titlu sau scara de reprezentare și în exterior - pe verso - atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărțile, desenele și alte asemenea documente.
Art. 47
Porțiunile clar identificabile din documentele clasificate complexe, cum sunt secțiunile, anexele, paragrafele, titlurile, care au niveluri diferite de secretizare sau care nu sunt clasificate, trebuie marcate corespunzător nivelului de clasificare și secretizare.
Art. 48
Marcajul de clasificare va fi aplicat separat de celelalte marcaje, cu caractere și/sau culori diferite.
Art. 49
(1) Toate documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise mențiunile "Document în lucru" sau "Proiect" și vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare a informațiilor ce le conțin.
(2) Gestionarea documentelor clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect se face în aceleași condiții ca și a celor în formă definitivă.
Art. 50
Documentele sau materialele care conțin informații clasificate și sunt destinate unei persoane strict determinate vor fi inscripționate, sub destinatar, cu mențiunea "Personal".
Art. 51
(1) Fotografiile, filmele, microfilmele și negativele lor, rolele, bobinele sau containerele de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică numărul și data înregistrării, precum și clasa sau nivelul de secretizare.
(2) Microfilmele trebuie să aibă afișat la cele două capete clasa sau nivelul de secretizare, iar la începutul rolei, lista elementelor de conținut.
Art. 52
(1) Clasa sau nivelul de secretizare a informațiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atât la începutul înregistrării, cât și la sfârșitul acesteia.
(2) Marcarea clasei sau a nivelului de secretizare pe benzi video trebuie să asigure afișarea pe ecran a clasei sau a nivelului de secretizare. în cazul în care nu se poate stabili cu exactitate clasa sau nivelul de secretizare, înainte de înregistrarea benzilor, marcajul se aplică prin inserarea unui segment de bandă la începutul și la sfârșitul benzii video.
(3) Benzile audio și video care conțin informații clasificate păstrează clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit până în momentul:
a) distrugerii printr-un procedeu autorizat;
b) atribuirii unui nivel superior prin adăugarea unei înregistrări cu nivel superior de secretizare.
Art. 53
Proiecțiile de imagini trebuie să afișeze, la începutul și sfârșitul acestora, numărul și data înregistrării, precum și clasa sau nivelul de secretizare.
Art. 54
(1) Rolele, bobinele sau containerele de păstrare a benzilor magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informații secrete de stat, vor avea înscris, la loc vizibil, clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit acestora, care va rămâne aplicat până la distrugerea sau demagnetizarea lor.
(2) La efectuarea unei înregistrări pe bandă magnetică, atât la începutul, cât și la sfârșitul fiecărui pasaj, se va menționa clasa sau nivelul de secretizare.
(3) în cazul detașării de pe suportul fizic, fiecare capăt al benzii va fi marcat, la loc vizibil, cu clasa sau nivelul de secretizare.
Art. 55
în toate cazurile, ambalajele sau suporții în care se păstrează documente sau materiale ce conțin informații clasificate vor avea inscripționat clasa sau nivelul de secretizare, numărul și data înregistrării în evidențe și li se va atașa o listă cu denumirea acestora.
Art. 56
(1) Atunci când se utilizează documente clasificate ca surse pentru întocmirea unui alt document, marcajele documentelor sursă le vor determina pe cele ale documentului rezultat.
(2) Pe documentul rezultat se vor preciza documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui.
Art. 57
Numărul și dala inițială a înregistrării documentului clasificat trebuie păstrate, chiar dacă i se aduc amendamente, până când documentul respectiv va face obiectul reevaluării clasei sau a nivelului de secretizare.
Art. 58
Conducătorii unităților vor asigura măsurile necesare de evidență și control al informațiilor clasificate, astfel încât să se poată stabili, în orice moment, locul în care se află aceste informații.
Art. 59
(1) Evidența materialelor și documentelor care conțin informații clasificate se ține în registre speciale, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 4, 5 și 6.
(2) Fiecare document sau material va fi inscripționat cu numărul de înregistrare și data când este înscris în registrele de evidență.
(3) Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului de secretizare atribuit sau de litera "S" pentru secrete de serviciu.
(4) toate registrele, condicile și borderourile se înregistrează în registrul unic de evidență a registrelor, condicilor, borderourilor și a caietelor pentru însemnări clasificate, conform modelului din anexa nr. 7.
(5) Fac excepție actele de gestiune, imprimatele înseriate și alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidență specifice.
Art. 60
(1) Documentele sau materialele care conțin informații clasificate înregistrate în registrele prevăzute în art. 59 nu vor fi înregistrate în alte forme de evidență.
(2) Emitenții și deținătorii de informații clasificate sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor și materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.
(3) în registrele pentru evidența informațiilor clasificate vor fi menționate numele și prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica prevăzută în anexa nr. 8.
Art. 61
(1) Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele pentru evidență se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.
(2) Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care conțin informații clasificate, precum și pe documentele anexate.
(3) Anual, documentele se clasează în dosare, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoare arhivistice, potrivit legii.
(4) Clasarea documentelor sau materialelor care conțin informații clasificate se face separat, în funcție de suportul și formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de păstrare și protejare adecvate.
Art. 62
(1) Informațiile strict secrete de importanță deosebită vor fi compartimentate fizic și înregistrate separat de celelalte informații.
(2) Evidența documentelor strict secrete și secrete poate fi operată în același registru.
Art. 63
Hărțile, planurile topografice, asamblajele de hărți și alte asemenea documente se înregistrează în registrele pentru evidența informațiilor clasificate prevăzute în anexele nr. 4, 5 și 6.
Art. 64
Atribuirea aceluiași număr de înregistrare unor documente cu conținut diferit este interzisă.
Art. 65
Registrele de evidență vor fi completate de persoana desemnată care deține autorizație sau certificat de securitate corespunzător.
Art. 66
(1) Multiplicarea prin dactilografiere și procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizată numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informații.
(2) Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizată de persoane autorizate, numai în încăperi special destinate.
Art. 67
(1) Documentelor care conțin informații clasificate rezultate în procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9.
(2) Numerele se atribuie consecutiv, începând cu cifra l, pe parcursul unui an calendaristic și se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului.
Art. 68
(1) Evidențierea operațiunii de multiplicare se face prin marcare atât pe original, cât și pe toate copiile rezultate.
(2) Pe documentul original marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini.
(3) Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului.
(4) în cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operațiune, ce va fi, de asemenea, înscrisă în registru.
(5) Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret de stat se numerotează în ordine succesivă, chiar dacă operațiunea se efectuează de mai multe ori și la date diferite.
Art. 69
(1) Multiplicarea documentelor clasificate se face în baza aprobării conducătorului unității deținătoare, cu avizul structurii/funcționarului de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de însoțire în care se menționează necesitatea multiplicării.
(2) Parchetele, instanțele și comisiile de cercetare pot multiplica documente care conțin informații clasificate numai în condițiile prezentelor standarde.
(3) Extrasul dintr-un document care conține informații clasificate se face în baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conducătorului unității, iar documentul rezultat va avea menționat sub numărul de exemplar cuvântul "Extras" și numărul de înregistrare al documentului original.
(4) Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
Art. 70
(1) Dacă emitentul dorește să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conține o indicație vizibilă cu următorul conținut: "Reproducerea acestui document, totală sau parțială, este interzisă".
(2) Informațiile clasificate înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au mențiunea "Reproducerea interzisă" nu se multiplică.
Art. 71
În cazul copierii unui document care conține informații clasificate se procedează astfel:
a) se stabilește numărul de exemplare în care va fi multiplicat;
b) se completează și se aprobă cererea pentru multiplicare, potrivit art. 69 alin. (1), după care aceasta se înregistrează în registrul de evidență - anexa nr. 4 sau anexa nr. 5, după caz;
c) documentul original se predă operatorului pe bază de semnătură;
d) după verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semnează în registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9;
e) repartiția în vederea difuzării exemplarelor copiate se consemnează de către structura/funcționarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere;
f) cererea pentru copiere împreună cu exemplarele copiate se predau pe bază de semnătură structurii/funcționarului de securitate în vederea difuzării sau expedierii.
Art. 72
(1) Când se dactilografiază, se procesează la calculator sau se copiază documente care conțin informații clasificate, în mai mult de două exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii pentru copiere se înscriu destinatarii documentelor și numărul exemplarelor.
(2) Atunci când numărul destinatarilor este mare se întocmește un tabel de difuzare, care se înregistrează ca document anexat la original.
(3) Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru fiecare copie, indiferent de data executării, avându-se în vedere și numărul de exemplare rezultat în urma dactilografierii sau procesării la calculator
Art. 73
Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice ori pe suporți magnetici în următoarele condiții:
a) procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat cu aprobarea emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informațiilor respective,
b) microfilmelor, discurilor optice sau suporților magnetici de stocare să li se asigure aceeași protecție ca a documentului original;
c) toate microfilmele, discurile optice sau suporții magnetici de stocare să fie înregistrate într-o evidență specifică și supuse, ca și documentele originale, verificării anuale.
Art. 74
(1) Difuzarea informațiilor clasificate multiplicate se face obligatoriu cu avizul structurii/ funcționarului de securitate.
(2) Informațiile clasificate pot fi redifuzate de către destinatarul inițial la alți destinatari, cu respectarea normelor din prezentele standarde.
(3) Emitentul este obligat să indice clar toate restricțiile care trebuie respectate pentru difuzarea unei informații clasificate. Când se impun astfel de restricții, destinatarii pot proceda la o redifuzare numai cu aprobarea scrisă a emitentului.
Art. 75
În cazul în care un document secret de stat este studiat de o persoană abilitată, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa astfel de documente în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu, această activitate trebuie consemnată în fișa de consultare, conform modelului din anexa nr. l.
Art. 76
(1) Informațiile clasificate ieșite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug.
(2) Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menționează în registrul de evidență principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regăsire sau, după caz, a numărului de înregistrare a procesului-verbal de distrugere.
(3) Distrugerea informațiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul emitentului.
(4) Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conțin informații cu acest caracter se face astfel încât să nu mai poată fi reconstituite.
Art. 77
(1) Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conțin informații clasificate, de regulă, se distrug.
(2) în cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt al informațiilor conținute, arhivate și protejate corespunzător clasei sau nivelului de secretizare a documentului final.
Art. 78
(1) Informațiile strict secrete de importanță deosebită destinate distrugerii vor fi înapoiate unității emitente cu adresă de restituire.
(2) Fiecare asemenea informație va fi trecută pe un proces-verbal de distrugere, care va fi aprobat de conducerea unității și semnat de șeful structurii/funcționarul de securitate și de persoana care asistă la distrugere, autorizată să aibă acces la informații strict secrete de importanță deosebită.
(3) în situații de urgență, protecția, inclusiv prin distrugere, a materialelor și documentelor strict secrete de importanță deosebită va avea întotdeauna prioritate față de alte documente sau materiale.
(4) Procesele-verbale de distrugere și documentele de evidență ale acestora vor fi arhivate și păstrate cel puțin 10 ani.
Art. 79
(1) Distrugerea informațiilor strict secrete, secrete și secrete de serviciu va fi evidențiată într-un proces-verbal semnat de două persoane asistente autorizate să aibă acces la informații de acest nivel, avizat de structura/funcționarul de securitate și aprobat de conducătorul unității.
(2) Procesele-verbale de distrugere și documentele de evidență a informațiilor strict secrete, secrete și secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioadă de cel puțin trei ani, după care vor fi arhivate și păstrate cel puțin 10 ani.
Art. 80
(1) Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat.
(2) Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmește în situația în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidență.
Art. 81
(1) Documentele și materialele ce conțin informații clasificate se transportă, pe teritoriul României, prin intermediul unității specializate a Serviciului Român de Informații, potrivii normelor stabilite prin hotărâre a Guvernului.
(2) Documentele și materialele care conțin informații clasificate se transportă în străinătate prin valiza diplomatică, de către curierii diplomatici selecționați și pregătiți de Serviciul de Informații Externe.
(3) Este interzisă expedierea documentelor și materialelor ce conțin informații clasificate prin S.N. "Poșta Română" ori prin alte societăți comerciale de transport.
Art. 82
Conducătorii unităților deținătoare de informații clasificate vor desemna, din structura de securitate proprie, în condițiile prezentelor standarde, cel puțin un delegat împuternicit pentru transportul și executarea operațiunilor de predare-primire a corespondenței clasificate, între aceasta și unitatea specializată a Serviciului Român de Informații.


 
 
Selectați alt capitol din H.G. 585/2002

înapoi sus
pagina anterioară
 
   



 
©2013 - ORNISS - Oficiul Registrului Național al Informațiilor Secrete de Stat
Modificarea neautorizată a acestui site se pedepsește conform legii.