HOTĂRÂRE nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România

CAPITOLUL III: REGULI GENERALE PRIVIND EVIDENŢA, ÎNTOCMIREA, PĂSTRAREA, PROCESAREA, MULTIPLICAREA, MANIPULAREA, TRANSPORTUL, TRANSMITEREA ŞI DISTRUGEREA INFORMAŢIILOR CLASIFICATE

Art. 40
(1) în unităţile deţinătoare de informaţii clasificate se organizează compartimente speciale pentru evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea acestora în condiţii de siguranţă.
(2) Activitatea compartimentelor speciale prevăzute la alin. (1) este coordonată de structura/funcţionarul de securitate.
Art. 41
La redactarea documentelor ce conţin informaţii clasificate se vor respecta următoarele reguli:
a) menţionarea, în antet, a unităţii emitente, a numărului şi datei înregistrării, a clasei sau nivelului de secretizare, a numărului de exemplare şi, după caz, a destinatarului;
b) numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0) pentru documentele secrete, de două zerouri (00) pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importanţă deosebită şi de litera "S" pentru secrete de serviciu;
c) la sfârşitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii emitente, precum şi ale celui care îl întocmeşte, urmate de semnăturile acestora şi ştampila unităţii;
d) înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia;
e) pe fiecare pagină a documentelor ce conţin informaţii clasificate se înscriu numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.
Art. 42
(1) în situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfârşitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia şi clasa sau nivelul de secretizare.
(2) Anexele se clasifică în funcţie de conţinutul lor şi nu de cel al documentelor pe care le însoţesc.
(3) Adresa de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.
(4) Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.
(5) Aplicarea, pe documentele anexate, a ştampilei unităţii emitente este obligatorie.
Art. 43
(1) Când documentele ce conţin informaţii clasificate se semnează de o singură persoană, datele privind rangul, funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.
(2) Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii se înscriu în partea stângă, iar ale celorlalţi semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor şi funcţiilor.
Art. 44
Când documentele care conţin informaţii clasificate se emit în comun de două sau mai multe unităţi, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către conducătorii unităţilor respective, de la stânga la dreapta, aplicându-se ştampilele corespunzătoare.
Art. 45
Informaţiile clasificate vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoane care au autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare a acestora.
Art. 46
(1) Toate documentele, indiferent de formă, care conţin informaţii clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de secretizare.
(2) Nivelul de secretizare se marchează prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:
a) în partea dreaptă sus şi jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul şi pe prima pagină a documentului;
b) în partea de jos şi de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;
c) sub legendă, titlu sau scara de reprezentare şi în exterior - pe verso - atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărţile, desenele şi alte asemenea documente.
Art. 47
Porţiunile clar identificabile din documentele clasificate complexe, cum sunt secţiunile, anexele, paragrafele, titlurile, care au niveluri diferite de secretizare sau care nu sunt clasificate, trebuie marcate corespunzător nivelului de clasificare şi secretizare.
Art. 48
Marcajul de clasificare va fi aplicat separat de celelalte marcaje, cu caractere şi/sau culori diferite.
Art. 49
(1) Toate documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise menţiunile "Document în lucru" sau "Proiect" şi vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare a informaţiilor ce le conţin.
(2) Gestionarea documentelor clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect se face în aceleaşi condiţii ca şi a celor în formă definitivă.
Art. 50
Documentele sau materialele care conţin informaţii clasificate şi sunt destinate unei persoane strict determinate vor fi inscripţionate, sub destinatar, cu menţiunea "Personal".
Art. 51
(1) Fotografiile, filmele, microfilmele şi negativele lor, rolele, bobinele sau containerele de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică numărul şi data înregistrării, precum şi clasa sau nivelul de secretizare.
(2) Microfilmele trebuie să aibă afişat la cele două capete clasa sau nivelul de secretizare, iar la începutul rolei, lista elementelor de conţinut.
Art. 52
(1) Clasa sau nivelul de secretizare a informaţiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atât la începutul înregistrării, cât şi la sfârşitul acesteia.
(2) Marcarea clasei sau a nivelului de secretizare pe benzi video trebuie să asigure afişarea pe ecran a clasei sau a nivelului de secretizare. în cazul în care nu se poate stabili cu exactitate clasa sau nivelul de secretizare, înainte de înregistrarea benzilor, marcajul se aplică prin inserarea unui segment de bandă la începutul şi la sfârşitul benzii video.
(3) Benzile audio şi video care conţin informaţii clasificate păstrează clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit până în momentul:
a) distrugerii printr-un procedeu autorizat;
b) atribuirii unui nivel superior prin adăugarea unei înregistrări cu nivel superior de secretizare.
Art. 53
Proiecţiile de imagini trebuie să afişeze, la începutul şi sfârşitul acestora, numărul şi data înregistrării, precum şi clasa sau nivelul de secretizare.
Art. 54
(1) Rolele, bobinele sau containerele de păstrare a benzilor magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informaţii secrete de stat, vor avea înscris, la loc vizibil, clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit acestora, care va rămâne aplicat până la distrugerea sau demagnetizarea lor.
(2) La efectuarea unei înregistrări pe bandă magnetică, atât la începutul, cât şi la sfârşitul fiecărui pasaj, se va menţiona clasa sau nivelul de secretizare.
(3) în cazul detaşării de pe suportul fizic, fiecare capăt al benzii va fi marcat, la loc vizibil, cu clasa sau nivelul de secretizare.
Art. 55
în toate cazurile, ambalajele sau suporţii în care se păstrează documente sau materiale ce conţin informaţii clasificate vor avea inscripţionat clasa sau nivelul de secretizare, numărul şi data înregistrării în evidenţe şi li se va ataşa o listă cu denumirea acestora.
Art. 56
(1) Atunci când se utilizează documente clasificate ca surse pentru întocmirea unui alt document, marcajele documentelor sursă le vor determina pe cele ale documentului rezultat.
(2) Pe documentul rezultat se vor preciza documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui.
Art. 57
Numărul şi dala iniţială a înregistrării documentului clasificat trebuie păstrate, chiar dacă i se aduc amendamente, până când documentul respectiv va face obiectul reevaluării clasei sau a nivelului de secretizare.
Art. 58
Conducătorii unităţilor vor asigura măsurile necesare de evidenţă şi control al informaţiilor clasificate, astfel încât să se poată stabili, în orice moment, locul în care se află aceste informaţii.
Art. 59
(1) Evidenţa materialelor şi documentelor care conţin informaţii clasificate se ţine în registre speciale, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 4, 5 şi 6.
(2) Fiecare document sau material va fi inscripţionat cu numărul de înregistrare şi data când este înscris în registrele de evidenţă.
(3) Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului de secretizare atribuit sau de litera "S" pentru secrete de serviciu.
(4) toate registrele, condicile şi borderourile se înregistrează în registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări clasificate, conform modelului din anexa nr. 7.
(5) Fac excepţie actele de gestiune, imprimatele înseriate şi alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidenţă specifice.
Art. 60
(1) Documentele sau materialele care conţin informaţii clasificate înregistrate în registrele prevăzute în art. 59 nu vor fi înregistrate în alte forme de evidenţă.
(2) Emitenţii şi deţinătorii de informaţii clasificate sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor şi materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.
(3) în registrele pentru evidenţa informaţiilor clasificate vor fi menţionate numele şi prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica prevăzută în anexa nr. 8.
Art. 61
(1) Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele pentru evidenţă se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.
(2) Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care conţin informaţii clasificate, precum şi pe documentele anexate.
(3) Anual, documentele se clasează în dosare, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoare arhivistice, potrivit legii.
(4) Clasarea documentelor sau materialelor care conţin informaţii clasificate se face separat, în funcţie de suportul şi formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de păstrare şi protejare adecvate.
Art. 62
(1) Informaţiile strict secrete de importanţă deosebită vor fi compartimentate fizic şi înregistrate separat de celelalte informaţii.
(2) Evidenţa documentelor strict secrete şi secrete poate fi operată în acelaşi registru.
Art. 63
Hărţile, planurile topografice, asamblajele de hărţi şi alte asemenea documente se înregistrează în registrele pentru evidenţa informaţiilor clasificate prevăzute în anexele nr. 4, 5 şi 6.
Art. 64
Atribuirea aceluiaşi număr de înregistrare unor documente cu conţinut diferit este interzisă.
Art. 65
Registrele de evidenţă vor fi completate de persoana desemnată care deţine autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător.
Art. 66
(1) Multiplicarea prin dactilografiere şi procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizată numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informaţii.
(2) Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizată de persoane autorizate, numai în încăperi special destinate.
Art. 67
(1) Documentelor care conţin informaţii clasificate rezultate în procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9.
(2) Numerele se atribuie consecutiv, începând cu cifra l, pe parcursul unui an calendaristic şi se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului.
Art. 68
(1) Evidenţierea operaţiunii de multiplicare se face prin marcare atât pe original, cât şi pe toate copiile rezultate.
(2) Pe documentul original marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini.
(3) Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului.
(4) în cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operaţiune, ce va fi, de asemenea, înscrisă în registru.
(5) Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret de stat se numerotează în ordine succesivă, chiar dacă operaţiunea se efectuează de mai multe ori şi la date diferite.
Art. 69
(1) Multiplicarea documentelor clasificate se face în baza aprobării conducătorului unităţii deţinătoare, cu avizul structurii/funcţionarului de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de însoţire în care se menţionează necesitatea multiplicării.
(2) Parchetele, instanţele şi comisiile de cercetare pot multiplica documente care conţin informaţii clasificate numai în condiţiile prezentelor standarde.
(3) Extrasul dintr-un document care conţine informaţii clasificate se face în baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conducătorului unităţii, iar documentul rezultat va avea menţionat sub numărul de exemplar cuvântul "Extras" şi numărul de înregistrare al documentului original.
(4) Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
Art. 70
(1) Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut: "Reproducerea acestui document, totală sau parţială, este interzisă".
(2) Informaţiile clasificate înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au menţiunea "Reproducerea interzisă" nu se multiplică.
Art. 71
În cazul copierii unui document care conţine informaţii clasificate se procedează astfel:
a) se stabileşte numărul de exemplare în care va fi multiplicat;
b) se completează şi se aprobă cererea pentru multiplicare, potrivit art. 69 alin. (1), după care aceasta se înregistrează în registrul de evidenţă - anexa nr. 4 sau anexa nr. 5, după caz;
c) documentul original se predă operatorului pe bază de semnătură;
d) după verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semnează în registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9;
e) repartiţia în vederea difuzării exemplarelor copiate se consemnează de către structura/funcţionarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere;
f) cererea pentru copiere împreună cu exemplarele copiate se predau pe bază de semnătură structurii/funcţionarului de securitate în vederea difuzării sau expedierii.
Art. 72
(1) Când se dactilografiază, se procesează la calculator sau se copiază documente care conţin informaţii clasificate, în mai mult de două exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii pentru copiere se înscriu destinatarii documentelor şi numărul exemplarelor.
(2) Atunci când numărul destinatarilor este mare se întocmeşte un tabel de difuzare, care se înregistrează ca document anexat la original.
(3) Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru fiecare copie, indiferent de data executării, avându-se în vedere şi numărul de exemplare rezultat în urma dactilografierii sau procesării la calculator
Art. 73
Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice ori pe suporţi magnetici în următoarele condiţii:
a) procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat cu aprobarea emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informaţiilor respective,
b) microfilmelor, discurilor optice sau suporţilor magnetici de stocare să li se asigure aceeaşi protecţie ca a documentului original;
c) toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să fie înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale.
Art. 74
(1) Difuzarea informaţiilor clasificate multiplicate se face obligatoriu cu avizul structurii/ funcţionarului de securitate.
(2) Informaţiile clasificate pot fi redifuzate de către destinatarul iniţial la alţi destinatari, cu respectarea normelor din prezentele standarde.
(3) Emitentul este obligat să indice clar toate restricţiile care trebuie respectate pentru difuzarea unei informaţii clasificate. Când se impun astfel de restricţii, destinatarii pot proceda la o redifuzare numai cu aprobarea scrisă a emitentului.
Art. 75
În cazul în care un document secret de stat este studiat de o persoană abilitată, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa astfel de documente în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu, această activitate trebuie consemnată în fişa de consultare, conform modelului din anexa nr. l.
Art. 76
(1) Informaţiile clasificate ieşite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug.
(2) Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menţionează în registrul de evidenţă principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regăsire sau, după caz, a numărului de înregistrare a procesului-verbal de distrugere.
(3) Distrugerea informaţiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul emitentului.
(4) Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conţin informaţii cu acest caracter se face astfel încât să nu mai poată fi reconstituite.
Art. 77
(1) Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conţin informaţii clasificate, de regulă, se distrug.
(2) în cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt al informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător clasei sau nivelului de secretizare a documentului final.
Art. 78
(1) Informaţiile strict secrete de importanţă deosebită destinate distrugerii vor fi înapoiate unităţii emitente cu adresă de restituire.
(2) Fiecare asemenea informaţie va fi trecută pe un proces-verbal de distrugere, care va fi aprobat de conducerea unităţii şi semnat de şeful structurii/funcţionarul de securitate şi de persoana care asistă la distrugere, autorizată să aibă acces la informaţii strict secrete de importanţă deosebită.
(3) în situaţii de urgenţă, protecţia, inclusiv prin distrugere, a materialelor şi documentelor strict secrete de importanţă deosebită va avea întotdeauna prioritate faţă de alte documente sau materiale.
(4) Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă ale acestora vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.
Art. 79
(1) Distrugerea informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu va fi evidenţiată într-un proces-verbal semnat de două persoane asistente autorizate să aibă acces la informaţii de acest nivel, avizat de structura/funcţionarul de securitate şi aprobat de conducătorul unităţii.
(2) Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă a informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioadă de cel puţin trei ani, după care vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.
Art. 80
(1) Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat.
(2) Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmeşte în situaţia în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă.
Art. 81
(1) Documentele şi materialele ce conţin informaţii clasificate se transportă, pe teritoriul României, prin intermediul unităţii specializate a Serviciului Român de Informaţii, potrivii normelor stabilite prin hotărâre a Guvernului.
(2) Documentele şi materialele care conţin informaţii clasificate se transportă în străinătate prin valiza diplomatică, de către curierii diplomatici selecţionaţi şi pregătiţi de Serviciul de Informaţii Externe.
(3) Este interzisă expedierea documentelor şi materialelor ce conţin informaţii clasificate prin S.N. "Poşta Română" ori prin alte societăţi comerciale de transport.
Art. 82
Conducătorii unităţilor deţinătoare de informaţii clasificate vor desemna, din structura de securitate proprie, în condiţiile prezentelor standarde, cel puţin un delegat împuternicit pentru transportul şi executarea operaţiunilor de predare-primire a corespondenţei clasificate, între aceasta şi unitatea specializată a Serviciului Român de Informaţii.